La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, El inventario constituye toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén, para la venta o actividades productivas.(1)
Existen 2 tipos de inventarios:
º El inventario lógico: muestra en sistema (Informático o Manual por Cardex) el registro de entradas y salidas de productos del inventario físico.
º Inventario físico: Es la cantidad real de productos con la cual la empresa cuenta en almacen.
º El inventario lógico: muestra en sistema (Informático o Manual por Cardex) el registro de entradas y salidas de productos del inventario físico.
º Inventario físico: Es la cantidad real de productos con la cual la empresa cuenta en almacen.
Todo producto se registra por medio de ITEMS (Codigos), y cada uno debe ser distinto para cada producto, ademas este contiene un código con la ubicación del producto.
Ejemplo: 123-1J4 = Camisa verde, 456-5C3 = Camisa azul, 789-8E9 = Pantalón marrón.
La exactitud del inventario se da cuando el sistema lógico coincide con el sistema físico.
Principios
1) Todo Item debe estar debidamente codificado y localizado.
2) Todo movimiento de inventario, ya sea de entrada, de salida o de saldo, debe estar diligenciado y documentado ( Firmado y autorizado).
3) Los documentos de registro de entrada deben ser diferentes de los documentos de registro de salida.
4) En cuanto sea posible el lugar físico locativo de entrega debe ser diferente del lugar físico locativo de recepción.
5) En cuanto sea posible los ITEMS de un mismo código deben estar almacenados en un mismo lugar, sino es posible marque los contados.
6) En una auditoria todo ITEM debe ser contado 3 veces por personas diferentes y cada conteo se debe registrar en tarjetas diferentes.
- Si por lo menos dos tarjetas coinciden, se registra esa cantidad.
- Si ninguna tarjeta coincide se vuelve a realizar un conteo en presencia de un auditor externo.
7) Los ITEMS o productos de mayor mas o peso se deben almacenar de abajo a arriba en orden descendente es decir los mas pesados abajo por seguridad del personal.
8) Los ITEMS QUE tuvieron movimiento en el día, deben verificarse sus saldos antes que no se cierre el día (verificar las existencias físicas con las lógicas)
9) Nadie del personal encargado del manejo de inventarios debe irse de la empresa antes de que se verifiquen los movimientos de los ITEMS de el día.
10) Nunca se deben recibir comisiones ni premios de los proveedores.
11) Los reportes de inventario deben estar hechos máximo tres días de finalizado el mes, ya que en la medida que pasa el tiempo el inventario físico pierde exactitud con el inventario lógico.
Conteo ciclico
Aunque la organización haya realizado esfuerzos para registrar su inventario, dichos registros deben verificarse mediante una auditoria continua. Esas auditorias se conocen como conteo cíclico. Esta técnica utiliza la clasificación del inventario desarrollada en el análisis ABC. (2)
El objetivo central de los conteos cíclicos es mantener la fidelidad del registro de inventarios y la sincronía del inventarios físico con el teórico o registrado en el sistema. Es pues necesario definir un indicador consolidado de la calidad del registro que permita evaluar la operación global del almacén. (3)
El objetivo central de los conteos cíclicos es mantener la fidelidad del registro de inventarios y la sincronía del inventarios físico con el teórico o registrado en el sistema. Es pues necesario definir un indicador consolidado de la calidad del registro que permita evaluar la operación global del almacén. (3)
El conteo se realiza anual, mensual, semestral, trimestral, etc. dependiendo de la frecuencia de rotación que tienen Ítems de la empresa.
Exactitud
Esta mide la precisión con que las cantidades registradas en el inventario lógico corresponden con las cantidades encontradas en el inventario físico.
"Solo cuando la organización sabe con exactitud con que cuenta, toma decisiones concretas" (2)
Proceso de conteo
1) Se ordena y clasifican todos los Ítems del almacén.
2) Se cuentan los Ítems existentes.
3) Se mide la exactitud del sistema lógico con respecto al sistema físico y se realizan ajustes.
Ejemplo: Sistema lógico Sistema físico
220 Unds 170 Unds
220 Unds 170 Unds
Esta diferencia en las unidades de ambos sistemas representa un error por exceso, ya que las unidades registradas en el Sistema lógico exceden las unidades contadas en el Sistema físico.
4) Se certifica y documenta debidamente que existe una diferencia.
5) Se busca la posible causa de dicha diferencia.
Ejemplo: Contar las entradas y salidas registradas en el periodo.
(Entrada + Materia inicial - Salida = Existencias en el S. físico)
6) Para iniciar un nuevo ciclo es necesario cerrar debidamente el ciclo anterior.
Análisis ABC
Este es una aplicación del principio de pareto donde:
"El 80% de los efectos son causados por pocas causas (20%)"
En el caso del análisis ABC, el 80% del dinero por inventario esta dado en el 20% de los Ítems.
Esto varia dependiendo de aquello que la empresa considera mas importante, si el factor mas importante es el volumen de artículos o el dinero.
Ejemplo: En el caso de un almacén con televisores de alta tecnología prima el dinero dado el alto costo de cada unidad, a diferencia de un almacén de vasos plásticos donde por su bajo costo unitario prima la cantidad.
(1) http://www.mitecnologico.com/Main/SistemasDeRegistroDeInventarios
(2) Heizer, Jay y Render, Barry. Principios de administracion de operaciones, Quinta Edición,
Editorial PEARSON EDUCACIÓN, pág. 454
Editorial PEARSON EDUCACIÓN, pág. 454
(3) http://inventarios.org/tag/conteo-ciclico/
